Vous avez l’impression que vos services n’arrivent pas à atteindre leurs objectifs? Vous avez demandé une nouvelle fonctionnalité, de mettre en place de nouvelles actions dans l’entreprise, de lancer un nouveau produit? Mais tout stagne ! Les délais ne sont pas respectés, les budget explosent ?
Il est très probable que votre structure souffre d’un manque de méthodologie en gestion de projet. En effet, l’art de travailler en mode projet est la clé de voute pour la réussite et l’atteinte de vos objectifs et éviter les dérives !
C’est quoi un projet?
Selon le référentiel international PMBOK (référentiel international de gestion de projet), un projet « est une initiative temporaire, dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique ». En somme un projet est un ensemble d’actions entreprises pour répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d’une enveloppe budgétaire allouée.
Un projet a ses caractéristiques uniques, une date de début et de fin et se compose d’une série de tâches qui ont un même objectif final et qui nécessitent des ressources matérielles et humaines.
La création d’un site web est un projet, la création d’un nouveau service dans l’entreprise, le lancement d’un nouveau produit, l’installation d’un outil organisationnel, … tous sont des projets. Mais La gestion de projet n’est pas réservée uniquement au monde de l’entreprise : vous faites des travaux dans votre appartement ? Vous organisez votre mariage, … ? Tous sont considérés comme des projets à part entière, nécessitant une organisation sans faille.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est l’application d’un ensemble de connaissances, de pratiques, de techniques et de procédures pour satisfaire les exigences d’un projet et être efficace dans sa réalisation. C’est toute la méthodologie qui fait aboutir à l’équilibre qualité-coût-délai (QCD).
Qu’est-ce qu’un chef de projet ?
Toujours selon le PMBOK le chef de projet est « la personne désignée par l’organisation pour diriger l’équipe chargée d’atteindre les objectifs du projet ». En bref, c’est le chef d’orchestre qui contrôle la cohérence d’un projet !
Il participe au projet du début à la fin et son rôle varie d’une organisation à une autre. Mais en règle générale il est le garant de l’aboutissement du projet. Son rôle est de combiner stratégie et exécution pour mener le projet à sa réussite ; Participer à la planification ; Diriger chacune des phases du projet ; Gérer le périmètre du projet ; Coordonner les tâches et les ressources ; Assurer la communication et la circulation des informations entre les parties prenantes ; …
Les fondamentaux de la gestion de projet
Voici quelques termes que tout chef de projet doit connaître :
Le PMO : est une structure organisationnelle qui désigne le bureau projet qui gère les processus de gestion projet pour l’entreprise.
Triangle projet : c’est la combinaison des trois principales restrictions à un projet : objectif, délai et coût. Les trois contraintes sont interdépendantes : aucune ne peut être modifiée sans affecter au moins l’une des deux autres.
Un programme : c’est un groupe de plusieurs projets dont le management est coordonné afin d’obtenir des bénéfices communs.
Parties prenantes : les parties prenantes sont des individus, groupes ou organisations qui peuvent affecter, être affectés ou se considérer comme affectés par une décision, une activité ou l’issue d’un projet. En d’autres termes : les parties prenantes sont celles et ceux qui ont un intérêt dans l’issue de votre projet.
Ressources : les ressources sont indispensables à la réalisation des tâches relatives au projet. Celles-ci peuvent être intangibles (personnes et temps) ou tangibles (machine, matériel et financement). Les ressources sont le plus souvent définies lors de la phase de planification du projet.
Livrables : les livrables sont des biens ou services tangibles ou intangibles produits suite à la réalisation d’un projet. La définition, le suivi et la gestion des livrables d’un projet sont essentiels à la réussite du projet.
Work package (lot de travail) : Ce sont les tâches de chaque projet dans le détail. Chaque tâche est quantifiable (temps et coûts) et attribuable pour exécution.
Un milestone (jalon) : Dans le cadre de la gestion de projet c’est l’événement important qui marque la fin d’une étape et est souvent marqué par un livrable.
Un WBS (Work Breakdown Structure) : diagramme hiérarchique orienté livrable de la décomposition du travail à réaliser par l’équipe projet.
Les bénéfices d’une bonne gestion de projet
- Répondre aux objectifs de l’entreprise
- Réduire le risque d’échec
- Définir un plan d’actions SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini)
- Apporter structure et clarté
- Utiliser les ressources et le budget de manière optimisée
- Garantir un contrôle de la qualité et un suivi
- Identifier et gérer les risques
En résumé, une application d’une méthodologie professionnelle de gestion de projet à travers un vrai PMO est l’assurance d’un rapport gagnant / gagnant pour l’entreprise et l’ensemble de ses parties prenantes.
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